Vous en avez marre de chercher plusieurs minutes un document à cause des papiers qui traînent partout en réception ?
Vos équipes vous ramènent des listes de tâches froissées, abîmées et illisibles après une journée de travail, et vous ne pouvez pas pointer les opérations effectuées pour prévoir la journée suivante ?
Vous cherchez à réduire votre empreinte environnementale autrement qu’en utilisant du brouillon ?
Vous souhaitez assurer la sécurité sanitaire de vos salariés en cas de maladie contagieuse dans votre établissement ?
Vous aimeriez un bureau net et moderne pour une bonne première impression auprès de vos clients ?
L’utilisation de papier est encore courante dans les campings municipaux et les campings indépendants, et dans les tout petits campings. Malheureusement, même avec peu d’emplacements, ce mode de fonctionnement n’est pas toujours adapté au dynamisme de l’hôtellerie de plein air et à sa constante évolution.
Nous vous proposons aujourd’hui quelques outils que nous avons testés, utilisés et approuvés pour réduire l’utilisation du papier, tout en augmentant les performances de vos équipes et l’organisation interne.
Pour la main courante (en réception par exemple)
Un tableau Excel sur le serveur du camping ou Sheets sur Google Drive
On passe d’un gros agenda annuel (qui ne sert potentiellement que d’Avril à Octobre…), à un tableur composé de plusieurs lignes, une par information, et de plusieurs colonnes : la date, le destinataire, l’auteur, l’information, la réponse (des managers si nécessaire) et la confirmation de lecture par toutes les personnes concernées.
Il peut également y avoir plusieurs feuilles en fonction des besoins des services, ou s’il est nécessaire de transmettre d’autres informations, comme une feuille « Objets trouvés » ou « Sécurité ».
Les avantages :
> On retrouve rapidement les informations en faisant CTRL + F, comme les horaires d’été du snack ou l’heure de départ de Monsieur SCHMIDT l’après-midi, même si l’information date de plusieurs jours auparavant.
> On peut retrouver tout l’historique des modifications, et le fichier s’enregistre automatiquement, même en plein rush.
> Le petit + de Google Sheets : Comme c’est un fichier en ligne, plusieurs utilisateurs peuvent modifier et consulter le document en même temps, utile pendant les grosses périodes de fréquentation.
Remplacer les fiches d'interventions
Selon le nombre de techniciens : 1Check ou Slack
A partir d’un certain volumes d’interventions, il peut être utile de se doter d’un logiciel dédié, comme 1Check, très répandu aujourd’hui dans les campings 4 à 5*.
Les avantages :
> Il permet de saisir les interventions sur ordinateur, et d’être accessible sur smartphone ou tablette pour les techniciens sur le terrain
> On peut suivre la bonne résolution des interventions, et mesurer le délai de résolution dans un objectif d’augmentation de la satisfaction par des litiges résolus plus rapidement.
> Les techniciens peuvent gérer les grosses interventions hivernales au cours de la saison, y revenir plus tard, et conserver des notes qu’ils se laisseront mutuellement pour assurer le suivi.
Pour un volume d’interventions moins important et des interactions ponctuelles, entre la réception et les autres services, nous vous recommandons Slack.
Cette messagerie d’entreprise permet d’envoyer des messages sécurisés à différents interlocuteurs, depuis un ordinateur mais aussi un smartphone ou une tablette.
Les avantages :
> Elle permettra aux réceptionnistes de transmettre les demandes clients à un groupe de discussion dédié “Technique” ou “Entretien” par exemple, rapidement, et aux techniciens de s’organiser ensuite pour intervenir au plus vite.
> Les techniciens n’ont pas besoin de revenir en réception pour prendre l’information, et peuvent organiser leur tâches avec plus de fluidité pour éviter les allers retours inutiles.
> On garde une trace écrite des interventions qui ont pu être résolues pendant la journée, ou à reporter au lendemain.
Terminé les classeurs d'informations touristiques
On scanne, on stocke et on transfère sur Google Drive ou sur le serveur
On peut garder un classeur stocké à l’arrière de la réception, mais pour ce qui est des informations quotidiennes à transmettre, ou des programmes d’animation qui changent chaque semaine, il est utile de scanner les flyers et de les stocker dans un dossier dédié, sur le réseau ou sur Google Drive. Dans l’idéal, on demande aux partenaires de les envoyer par email pour éviter de stocker trop de documents périssables rapidement.
Les avantages :
> Les documents sont scannés, renommés d’après un code précis (année mois jour sujet), puis rangés dans le classeur correspondant
> Ils sont accessibles depuis n’importe quel poste, à tout moment.
> En cas de demande de client pour obtenir un exemplaire du flyer, programme ou autre publicité, on effectue une impression propre du fichier original, ce qui évite d’enchaîner les copies de copie de copie, qui détériorent la qualité et la lisibilité.
Le restaurant aussi a droit à son fichier client !
Pour remplacer l’agenda papier de réservation au restaurant : une intégration via le PMS ou une appli tierce comme ZenChef
Pour les réservations de vos clients au restaurant, nous vous recommandons d’utiliser une solution numérique intégrée à votre PMS, comme le fait Thaïs PMS par exemple, ou une application externe comme ZenChef, que vous pourrez intégrer à votre site web.
Les avantages :
> Tous les services peuvent prendre des réservations pour le restaurant, même la réception, ce qui permet de faciliter le parcours client.
> Le responsable de salle garde la main sur les tables ouvertes en fonction des services et peut modifier à tout moment l’organisation du service en fonction du staff disponible.
> Vous conservez un fichier numérique et un suivi des clients réguliers du restaurant, pendant la saison et d’une année à l’autre, et vous pouvez mieux les fidéliser.
Fini la distribution mensuelle des plannings !
Une app tout à fait adaptée aux campings : Combo !
Au lieu d’afficher les plannings de vos équipes chaque semaine dans toutes les salles de pause du camping, et de les donner en main propre à chacun de vos collaborateurs, de corriger manuellement les plannings en cas de changement de dernière minute…
Optez pour une solution numérique qui vous permettra de réduire le papier et surtout de vous simplifier la vie ! Nous avons par exemple beaucoup utilisé Combo (ex Snapshift) et c’est une solution qui est au top pour les campings indépendants !
Les avantages :
> Les collaborateurs peuvent voir en temps réel leur planning et celui de leurs collègues pour savoir qui est joignable en même temps qu’eux.
> Vous pouvez notifier vos collaborateurs directement via l’application en cas d’information importante, et envoyer des messages de groupe à l’ensemble de vos salariés.
> Vous suivez les demandes de congés, les arrêts maladies et le solde d’heures supplémentaires en temps réel, de même pour vos collaborateurs, et vous préparez les paies simplement !
Vous souhaitez un suivi dans l’implémentation de nouvelles procédures au sein de votre camping municipal ou camping indépendant ? Vous aimeriez un audit stratégique de votre organisation interne pour être sûr de choisir les meilleurs outils pour la communication entre la réception et les autres services de votre établissement touristique ?
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